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ビジネス文書：メール
情報化社会と言われる現代では、ビジネス文書の世界でも変化がおきています。すなわち、これまで書面でのやり取りが当たり前だったビジネス文書が、電子メールの普及に伴い、ビジネスメールに取って代わられつつあるのです。現在では、ビジネスメールの書き方やマナーなどを身に付けることは、ビジネスマン求められる最低限の能力の一つになってきています。
それではメールでのビジネス文書作成における注意点とはどのようなことなのでしょうか。
メールは、あて先や文頭の決まり文句、末尾の署名などを簡潔にし、ビジネスシーンでふさわしいものにしましょう。メールだからといって、顔文字などの使用は厳禁です。メールという形であっても、ビジネス文書にかわりはないのです。またメールの本文ではスペースは十分空けて、見やすいメールを目指すと良いでしょう。
またビジネスメールは通常のビジネス文書以上に活用することができます。
例えば自分と相手という1対1のやりとりではなく、関連者やお互いの上司にもコピーを送付しておくと、報告を兼ねることはもちろんですが、自分の仕事やメールの重要さをアピールすることができます。メールのコピー(一般的にはCCと呼ばれます)を関連者にも送付すれば、年少だったり、取引関係などで自分が下でも、会社の一員としてこの仕事を責任持ってやっているというバックアップになります。
また口頭で受けた指示や、会議の内容についてメールでまとめて確認したり、結果について報告すれば、お互いの認識の確認にもなり、ビジネスマンとして確実な仕事の姿勢とマナーを印象付けることができるのです。
ビジネス文書：お詫び状について
お詫び状とは心から反省し、お詫びの気持ちを綴った書状のこと。ビジネスの上ではなおさら、お詫びをしなければならないような事態は極力避けたいところですが、実際お詫びをしなければならない場面にでくわした時は、相手の気持ちを逆なでするようなことのないような、正しいお詫び状を書かなければいけません。
まず、これはビジネスの場に限ったことではありませんが、お詫び状を書く上で最も大切なことは、謝罪の意味を込めて記することです。きちんと書き手の謝罪の意が伝わるような書面こそ、お詫び状と言えるものです。
そして本来お詫び状とは謝るとか、失礼の段を許して貰う目的で書くものですが、ビジネス文書としてのお詫び状を書くとき、これも一つのビジネスチャンスととらえ、新たな商談をまとめる為に有効に活用することができるのです。
その歴史は古く、戦国時代の有名な近江の商人は、詫び状を書く毎に商いを多くしていったと言われています。今で言うダイレクトメールかわりにお詫び状を利用して、新しい情報や商品を上手にアピールしていたと言うのです。
ビジネスマンたるもの、取引先にお詫び状を書く場合であっても、常にこの近江商人の商魂を忘れてはいけません。
堂々と相手方と連絡が取れるのもお詫び状の良さでしょう。通常のダイレクトメールならば、全く見ても貰えないかもしれませんが、詫び状ならば目を通してもらえる可能性は大。これを新しい商品などをアピールできるチャンスととらえるのも、ビジネスマンとしての知恵のひとつなのではないでしょうか。
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